Verwerkersovereenkomst

Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke — de organisatie die een abonnement op Urengo heeft (hierna: jij).

Verwerker — Lotech, gevestigd te Almelo, KvK 86959891, aanbieder van het product Urengo (hierna: wij).

Deze overeenkomst hoort bij de algemene voorwaarden en geldt zodra je een account aanmaakt. Je hoeft hem niet apart te ondertekenen; wil je toch een getekend exemplaar, vraag het ons via administratie@urengo.nl.

1. Waar gaat het over en hoe lang geldt het?

Wij verwerken persoonsgegevens voor jou om Urengo te kunnen leveren: verlof aanvragen en goedkeuren, ziek- en betermeldingen, saldi, overuren en de bijbehorende overzichten en exports.

Deze overeenkomst loopt zolang je abonnement loopt en eindigt zodra alle gegevens zijn teruggegeven of verwijderd (zie artikel 10). Verplichtingen die naar hun aard blijven gelden — zoals geheimhouding — blijven ook daarna bestaan.

2. Wij werken alleen in jouw opdracht

Wij verwerken de gegevens uitsluitend zoals jij ons opdraagt, en niet voor eigen doeleinden: niet voor reclame, niet voor commerciële doeleinden, niet om er producten mee te ontwikkelen en niet om ze aan derden te verstrekken.

Je gebruik van de app geldt als je instructie. Aanvullende instructies kun je ons schriftelijk geven. Vinden wij dat een instructie in strijd is met de wet, dan zeggen we dat voordat we hem uitvoeren.

Verplicht een wet ons om gegevens te verstrekken, dan laten we je dat vooraf weten, tenzij die wet dat verbiedt.

3. Welke gegevens, van wie

Betrokkenen: jouw medewerkers en de personen die jij als beheerder toegang geeft.

Gewone persoonsgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, afdeling, personeelsnummer, datum indiensttreding, contracturen, werkdagen, en de inlog- en activiteitsgegevens die nodig zijn om de dienst veilig te houden (tijdstip van inloggen, IP-adres).

Bijzondere persoonsgegevens: ziek- en betermeldingen met de bijbehorende data.

4. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG). De belangrijkste:

• Eigen database per klant. Jouw gegevens staan niet in een gedeelde database met die van andere klanten, maar in een eigen database met eigen inloggegevens.
• Versleutelde verbindingen. Al het verkeer loopt over HTTPS.
• Wachtwoorden worden nooit opgeslagen. Alleen een onomkeerbare versleuteling ervan (bcrypt); wij kunnen ze niet uitlezen of terughalen.
• Toegang op rol. Een werknemer ziet alleen zijn eigen gegevens; alleen wie jij werkgever maakt ziet het hele team.
• Registratie van toegang. Inlogmomenten en handelingen die er toe doen worden vastgelegd, zodat achteraf te zien is wie wat deed.
• Wachtwoorden per e-mail worden niet verstuurd. Een nieuwe medewerker kiest zijn wachtwoord zelf via een eenmalige link die verloopt.
• Back-ups voor herstel na een storing, binnen dezelfde beveiligde omgeving.

Beveiliging staat nooit stil. We mogen deze maatregelen wijzigen zolang het beschermingsniveau daardoor niet lager wordt.

5. Wie schakelen wij in?

Voor het hosten van Urengo maken wij gebruik van één sub-verwerker:

• Theory7 — hosting en opslag, servers in Nederland.

Verder schakelen wij niemand in. Willen we daar verandering in brengen, dan laten we dat vooraf weten en kun je binnen 14 dagen bezwaar maken; komen we er niet uit, dan mag je opzeggen. Aan sub-verwerkers leggen wij dezelfde verplichtingen op als die wij hier op ons nemen.

6. Geheimhouding

Iedereen die bij ons toegang heeft tot jouw gegevens is tot geheimhouding verplicht. Toegang krijgt alleen wie die nodig heeft om de dienst te leveren of om je te helpen bij een storing of vraag.

7. Rechten van je medewerkers

Vraagt een medewerker om inzage, correctie of verwijdering van zijn gegevens, dan moet jij daarop antwoorden — jij bent verwerkingsverantwoordelijke. Wij helpen je daarbij.

In de app kun je het meeste zelf: gegevens van een medewerker bekijken en aanpassen, verlof- en verzuimhistorie inzien, en via Salaris-export de goedgekeurde uren als CSV downloaden. Heb je een volledige export van alle gegevens nodig — bijvoorbeeld bij een overstap — vraag het ons dan; die leveren wij binnen vijf werkdagen. Verwijderen kunnen we ook voor je doen.

Komt zo'n verzoek per ongeluk bij ons binnen, dan sturen we het meteen naar jou door en beantwoorden we het niet zelf.

8. Datalekken

Ontdekken wij een datalek dat jouw gegevens raakt, dan melden we dat onverwijld en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking bij je. We vertellen daarbij wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel mensen het betreft voor zover we dat weten, wat de vermoedelijke gevolgen zijn en wat we al hebben gedaan.

Jij beoordeelt vervolgens of het gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur, artikel 33 AVG) en of de betrokkenen geïnformeerd moeten worden (artikel 34 AVG). Wij leveren je alles wat je daarvoor nodig hebt.

9. Controle

Je mag controleren of wij ons aan deze afspraken houden. In de eerste plaats door ons erom te vragen: we laten je zien hoe iets werkt en beantwoorden je vragen. Wil je een audit door een onafhankelijke deskundige, dan kan dat maximaal één keer per jaar, minstens 30 dagen van tevoren aangekondigd, tijdens kantooruren en zonder de dienst voor andere klanten te verstoren. De kosten daarvan zijn voor jou, tenzij uit de audit blijkt dat wij ons niet aan deze overeenkomst hielden.

10. Waar staan de gegevens?

Alle gegevens staan en blijven binnen de Europese Economische Ruimte, op servers in Nederland. Wij geven geen gegevens door naar landen daarbuiten. Zou dat ooit nodig worden, dan vragen we je vooraf om toestemming en regelen we een geldige grondslag.

11. Als het abonnement stopt

Na afloop blijft je omgeving nog 30 dagen beschikbaar, zodat je zelf een export kunt maken. Daarna verwijderen wij je omgeving en je gegevens, inclusief de back-ups zodra die volgens hun normale cyclus vervallen.

Wil je eerder verwijderd worden, of wil je een export van ons ontvangen, dan regelen we dat. Bewaarplichten uit de wet gaan hier wel voor: moeten wij iets bewaren, dan doen we dat en verwerken we het uitsluitend daarvoor.

12. Aansprakelijkheid

Voor deze overeenkomst geldt dezelfde aansprakelijkheidsregeling als in artikel 11 van de algemene voorwaarden. Boetes die een toezichthouder oplegt komen voor rekening van de partij die de overtreding heeft veroorzaakt.

13. Slot

Wijkt deze overeenkomst af van de algemene voorwaarden, dan geldt voor de verwerking van persoonsgegevens wat hier staat.

Wij mogen deze overeenkomst aanpassen als wetgeving of onze werkwijze daarom vraagt. Wijzigingen van betekenis melden we minimaal 30 dagen vooraf per e-mail; ben je het er niet mee eens, dan kun je voor de ingangsdatum opzeggen.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen we voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel.

Bijlage — overzicht van de verwerking