1. Wie zijn we?
Urengo is een SaaS-product van Lotech: een online platform waarmee werkgevers verlof, ziekmeldingen en aanwezigheid registreren en beheren.
Contactgegevens:
Lotech bedrijfssoftware
KvK 86959891
info@urengo.nl
Website: www.urengo.nl
2. Welke gegevens verwerken we?
Afhankelijk van je rol (werkgever of werknemer) verwerken we de volgende categorieën persoonsgegevens:
Account- en contactgegevens
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer (optioneel)
- Bedrijfsnaam en functie
- Inloggegevens (versleuteld opgeslagen)
Verlof- en aanwezigheidsgegevens
- Aangevraagde verlofdagen en -uren
- Vakantie- en compensatiesaldo
- Ziekmeldingen en betermeldingen (zónder medische diagnose)
- Werkroosters en aanwezigheid
Technische gegevens
- IP-adres en sessie-informatie
- Browsertype en apparaat (user-agent)
- Inlogtijden en activiteitslogs (voor beveiliging)
Facturatiegegevens
Van de organisatie die het abonnement afsluit verwerken we daarnaast de gegevens die we nodig hebben om te factureren:
- Bedrijfsnaam, vestigings- en factuuradres, KvK-nummer
- Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon
- IBAN en tenaamstelling, en of je een incassomachtiging hebt afgegeven
- Het aantal actieve medewerkers op het moment van factureren
Deze gegevens verwerken wij voor onze eigen administratie — niet in opdracht van jou, maar omdat we een overeenkomst met je hebben en de wet ons verplicht een boekhouding te voeren. De facturatie voert Lotech uit; op je factuur staat daarom Lotech en niet Urengo.
3. Waarom verwerken we deze gegevens?
- Uitvoering van de overeenkomst: om je toegang te geven tot het platform en de verlofregistratie te laten werken.
- Wettelijke verplichting: werkgevers moeten verzuim- en verlofgegevens kunnen aantonen (Arbowet, fiscale wetgeving).
- Gerechtvaardigd belang: beveiliging van het platform, fraudepreventie en productverbetering.
- Communicatie: contactverzoeken beantwoorden en service-mails versturen (zoals goedkeuringen, herinneringen).
4. Hoe lang bewaren we je gegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:
- Actieve accounts: zolang je gebruik maakt van Urengo.
- Verlof- en verzuimadministratie: 7 jaar (fiscale bewaartermijn).
- Inlog- en activiteitslogs: 12 maanden.
- Contactverzoeken: 24 maanden, daarna verwijderd.
- Facturen en boekhouding: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
- Na beëindiging van je abonnement blijft je omgeving nog 30 dagen beschikbaar om te exporteren; daarna worden de gegevens verwijderd, m.u.v. wat we wettelijk moeten bewaren.
5. Met wie delen we gegevens?
We delen je gegevens alleen met partijen die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening:
- Hostingprovider: Theory7 (servers in de EU).
- E-mailprovider: voor verzending van notificaties en service-mails.
- Salarisadministratie-exports: alleen als jij die zelf activeert — dan ontvang je een download die je doorgeeft aan je salarissoftware.
We verkopen je gegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor advertenties.
6. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen:
- HTTPS (TLS) versleuteling op het hele platform
- Wachtwoorden worden ge-hasht opgeslagen (bcrypt)
- Iedere tenant heeft een eigen database — gescheiden van andere klanten
- Toegangscontrole op rolniveau (admin / werkgever / werknemer)
- Periodieke beveiligingsupdates
7. Cookies
Urengo gebruikt alleen functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het inloggen en de werking van het platform. We gebruiken geen tracking-cookies, geen analytics van derden en geen advertentiecookies.
Optioneel: een "onthoud-mij"-cookie als je dat zelf inschakelt bij inloggen. Deze cookie heeft een geldigheid van 30 dagen.
8. Jouw rechten
Onder de AVG heb je de volgende rechten:
- Inzage: opvragen welke gegevens we van je hebben.
- Correctie: onjuiste gegevens laten aanpassen.
- Verwijdering: gegevens laten wissen (waar wettelijk mogelijk).
- Bezwaar: tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
- Dataportabiliteit: je gegevens in een leesbaar formaat opvragen.
- Intrekken toestemming: indien wij gegevens met toestemming verwerken.
Stuur een verzoek naar info@urengo.nl. We reageren binnen 4 weken.
9. Klachten
Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@urengo.nl. Komen we er samen niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen in deze privacyverklaring
We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Belangrijke wijzigingen kondigen we via e-mail aan.